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2014/11/07

書類に保管期限があるものや、画像データの保管はNGの場合もあるって知ってた?

11月5日の日経新聞にこんな記事が載っていました。


「政府が税務調査の証拠となる領収証や契約書の原本を原則7年間保管するように企業に義務づけていた規制を2015年にも緩める方針」

「3万円以上の場合、紙の保管が原則だったがスキャナーで読み取った画像データの保管をすれば原本を捨てられるようにする」


「画像データは比較的簡単に加工できるのでねつ造や改ざんをしやすい」ことが懸念されるので、不正が横行しないように内部統制の方法などを細かく定める」



にっけい1106と電卓とペン


事業関連の文書には保管期間が設けてあるものがあります。

また保管方法もスキャナーで読み取った画像データでは物によってはNGなのです。新聞記事にあるように、保管方法は少し緩和の兆しがありますが、無条件に自分の都合で画像データでの文書が認められるわけではありません。



少し前には著名な片付け相談業の方が事業を行っている方の書類を「ほぼ全捨てさせた」と書いてあったのを読んで違和感を覚えた事を思い出しました。

個人判断で処分したり保管方法を決めるのは自己責任です。けれど、気になったのは片付け相談業の方は果たして こういうことを知って指導しているのかということです。

一般家庭の個人のものの場合は「支障がない。」という声も聞こえそうですが、当人は「この文書は個人のもの」と思っていても実はそうではなかったということもあります。


仮に、悪意がなく処分したとしても税務調査が入ったとき「保管すべき文書がない」ということで意図的に隠蔽していると思われないとは限りませんよね。

だから、文書の扱いはそうした知識がない方に相談するのはちょっと注意が必要です。


こうしてみると、文書の整理というのは単に見た目がスッキリするとか、使いやすいとか保管場所をとらないというだけが最終到達になると限らないので慎重に行う必要があると思いますよ。



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